Video summary

Aplikasi Pencatatan Surat Masuk, Keluar dan disposisi - Tutorial Microsoft Acces Part 2 - Final

Main summary

Key takeaways

Technology

Teknologi & Fitur Utama (Microsoft Access) — Aplikasi Surat + Disposisi

Video ini adalah tutorial Microsoft Access (bagian 2) untuk membangun aplikasi pencatatan surat masuk/keluar yang kemudian dilengkapi dengan disposisi dan laporan (report).

1) Menambahkan Struktur Tabel untuk Disposisi

Tabel: Disposition Purpose (Tujuan Disposisi)

  • Dibuat tabel “disposition purpose”
  • Field yang digunakan:
    • ID (tetap dipakai sebagai kunci)
    • name dan position (mis. nama jabatan: kepala gudang, manajer, dll)

Tabel: Disposition (Data Disposisi)

Dibuat tabel “disposition” dengan field penting:

  • ID (kunci)
  • agenda number (tipe Number)
    • Relasi nantinya via Lookup/Combo ke incoming mail table
  • disposition destination (tujuan penerima disposisi)
    • tipe Number
    • relasi via Lookup/Combo ke disposition destination table
    • (berisi ID, nama, posisi)
  • disposition content (isi disposisi)
    • tipe Short Text (panjang disesuaikan)

Konsep Relasi

  • Banyak field menggunakan Lookup di properti kontrol sehingga dipakai sebagai Combo agar input konsisten dari tabel terkait.

2) Membuat Form untuk Tujuan Disposisi & Form Disposisi

Form: Disposition Destination Table

  • Dibuat form untuk “disposition destination table”
  • Diisi contoh data: nama + posisi/jabatan

Form: Disposition Table

  • Dibuat form untuk “disposition table”
  • Metode:
    • Menggunakan fitur Create > Forms agar form otomatis terbentuk
  • Pengaturan properti form (contoh):
    • Record Selector: Disabled
    • pengaturan pop-up/behavior (outer modal, dll) agar tampilan sesuai kebutuhan
  • Penataan:
    • desain warna dan penataan kontrol dibuat agar rapi

Teknik untuk Form Surat

  • Untuk form surat, copy/paste desain dari form yang sudah ada karena fungsinya mirip.

Contoh Input

  • Mengisi disposisi untuk:
    • Mr. Abdul dan Mr. Arif
    • (dengan tujuan + isi disposisi)

3) Membuat Query Gabungan untuk Menampilkan Data Disposisi Lengkap

  • Dibuat query dengan relationship/join antar tabel:
    • disposition table
    • incoming mail table
    • disposition destination table
  • Output query berisi kolom gabungan seperti:
    • ID
    • agenda number
    • incoming letter number
    • letter date
    • received date
    • purpose
    • disposition destination (nama & posisi)
    • disposition content
  • Query ini kemudian dipakai sebagai basis untuk report disposisi.

4) Membuat Report “Disposisi Sheet” dan Penataan Layout

  • Report dibuat dari query disposisi:
    • Create > Report dari query disposisi
  • Penataan dilakukan di Design View:
    • mengatur judul dan ukuran font (mis. Arial 12; judul 18)
    • memperbaiki posisi komponen: agenda number, nomor surat, tanggal, subjek, tujuan, isi
    • mengubah warna teks menjadi hitam
  • Pengaturan report:
    • bagian ID bisa disembunyikan lewat properti Visible (untuk relasi data)
    • elemen tidak perlu dihapus, lalu ditambahkan line untuk pemisahan blok
  • Preview:
    • dilakukan melalui Report View sampai tampil rapi.

5) Menghubungkan Report dengan Form agar Tampil Otomatis Per Data

Pada disposition form, ditambahkan tombol aksi:

  • Perintah Save and Print
  • Menggunakan Open Report dengan parameter ID dari form saat ini

Konsep penting:

  • txt ID / ID field dari tabel disposisi dijadikan parameter report (mis. report R disposition)
  • Hasilnya: saat klik simpan/cetak, yang tampil adalah halaman disposisi untuk data yang baru dibuat, bukan semua data.

6) Menyiapkan Main Form & Tombol Menu untuk Report

  • Dibahas penambahan menu/button di main form untuk memanggil report:
    • menu report surat masuk/keluar
    • menu report disposisi
    • menu report tujuan disposisi (purpose)
  • Teknik UI:
    • mengatur Auto Center pada form-form (incoming/outgoing/disposition) supaya posisi tidak “geser” saat dijalankan
    • menambahkan background image PNG pada main form
      • dengan pengaturan horizontal/vertical align dan scaling (Straight/Zoom)

7) Membuat Report untuk Tabel Lain (Surat Masuk/Keluar, Disposisi, Purpose)

Dibuat beberapa report:

  • Outgoing letter data (Landscape) → mis. “R outgoing letters”
  • Incoming letter data (Landscape) → mis. “R incoming letter”
  • Report disposisi
    • menggunakan query lebih lengkap (gabungan incoming + disposisi + purpose)
  • Report disposition purpose
    • berdasarkan tabel “disposition purpose”

Semua disesuaikan:

  • layout (mis. Landscape)
  • lebar kolom
  • urutan field

8) Menggunakan Tombol untuk Membuka Report dalam Pop-up/Modal

  • Dibuat form/button “print form” dengan tombol untuk membuka report
  • Proses:
    • menggunakan Command Button Wizard
    • Operation: Open report
    • mengarah ke report:
      • incoming mail report
      • outgoing mail report
      • report data disposisi
      • report disposition destination/purpose (sesuai yang dibuat)
  • Pengaturan tampil:
    • properti Outer / Modal Pop-up
    • event control dengan Macro Builder (mis. maximize window, save, dll) agar tampilan maksimal

9) Hasil Akhir yang Diharapkan

  • Saat user mengisi disposisi lalu memilih Save and Print:
    • report disposisi sheet muncul untuk 1 data yang baru dibuat
  • Pada main form:
    • user bisa membuka report untuk surat masuk, surat keluar, disposisi, dan tujuan disposisi

Sumber / Speaker

  • Putra Ritoyan (host/creator “Putra Ritoyan channel”)

Original video